חלק בלתי נמנע מניהול עסק עצמאי הוא ניהול ספרי החשבונות של העסק.
בין אם הנושא מבלבל אתכם או שאתם פשוט מתקשים למצוא זמן להשקיע בזה – ניהול ספרים הוא חובה עבור כל בית עסק לפי פקודת מס הכנסה.
חוסר מילוי הספרים, או מילוי שלהם בצורה לא נכונה, עלול לגרור קנסות ועוד מגוון הליכים משפטיים ורגולטוריים נגדכם. אז מה זה בעצם ניהול ספרים ואיך עושים את זה נכון?
מה זה ניהול ספרים?
הכוונה בניהול ספרי חשבונות הוא קודם כל תיעוד ורישום של כל הפעולות הפיננסיות המתבצעות במסגרת העסק או שרלוונטיות אליו. שימו לב כי לא מדובר בהכרח בפעולות כספיות, אלא כל מה שמוגדר כפעולה פיננסית.
הוראות ניהול ספרים לעסק
אמנם החובה למילוי ספרים חלה על כל עסק עצמאי ללא יוצאי דופן, עדיין יש הבדל בין סוגים או היקפים שונים של בתי עסק מבחינת סוג הנהלת החשבונות הנדרש מהעסק. עבור בית עסק קטן ופשוט, למשל, יהיו פחות דרישות דיווח וניהול החשבונות יהיה יחסית קצר ופשוט.
את ההוראות לגבי ניהול נכון של ספרי חשבונות אפשר למצוא במסגרת הוראות מס הכנסה, ובהן מנהל רשות המיסים קובע את ההוראות הרלוונטיות לכל סוג עסק.
ההתאמה של מערכת ההוראות לסוג והיקף בית העסק נועדה לשרת שתי מטרות: האחת, להקל על בתי עסק להתנהל בצורה חלקה ויעילה ולא להפוך לנטל שמקשה עליהן לתפקד. והשנייה היא להקשות על בתי עסק לדווח באופן שקרי על מצבן הכלכלי על מנת להתחמק ממס.
סוגי הנהלת חשבונות
סוג הנהלת החשבונות אליו נדרש העסק תלוי בתחום העבודה, בגודל המחזור העסקי, במספר העובדים המועסקים בעסק, ועוד. בסופו של דבר נדרש העסק לניהול ספרי החשבונות באחת משתי שיטות עיקריות:
הנהלת חשבונות חד צידית
היא פשוטה ובסיסית יותר. זו השיטה שיידרשו לה על פי רוב בעלי העסקים הקטנים, ובאופן כללי היא דורשת לרשום רק את כלל ההכנסות וההוצאות של בית העסק במסגרת ספר תקבולים תשלומים.
הנהלת חשבונות כפולה או דו צידית
רלוונטית לבעלי עסקים בינוניים עד גדולים, וגם לתחומי עיסוק מסוימים המוגדרים בחוק.
שיטה זו נוגעת להיבטים מורכבים יותר של העסק ודורשת מעקב מדוקדק יותר אחריו פעולותיו הפיננסיות.
הנהלת חשבונות כפולה דורשת מבית העסק לרשום כל פעולה כספית שהיא שמתרחשת במסגרת פעילות העסק, ומעבר להכנסות והוצאות העסק ניתן למצוא בה גם את יתרת החוב של כל לקוח, את מצבו של העסק בבנק, חובות שיש לעסק לספקים, ועוד.
לסיכום, ניהול ספרים לעסק מצריך עבודה מסודרת, מדוייקת וקפדנית, חשוב להבין שתיעוד ורישום כל הפעולות החשבוניות בעסק הינם חובה במדינת ישראל לפי התקנות של מס הכנסה, יתרה על כך, אי דיוקים ברישום עלול לגרום לפסילת ספרים ולקנסות.
מומלץ להתייעץ עם רואה חשבון מקצועי לגבי החוקים וההוראות החלים על העסק שלך בנוגע לניהול ספרים.
