העסק מתרחב? הגיע הזמן להתחיל להעסיק עובדים שכירים בחברה? מצוין! אם כך, זהו גם הזמן להתחיל עם פתיחת תיק ניכויים, אם עדיין לא פתחת תיק ניכויים עבור העסק שלך. ייתכן וזוהי הפעם הראשונה שאת או אתה שומעים את המושג הנקרא תיק ניכויים, או יכול להיות שאתם בעלי עסק ותיקים שמנהלים תיק ניכויים כבר שנים ועדיין לא לגמרי בטוחים שאתם מבינים מה מטרתו ואיך להתנהל אתו. כך או כך, הכתבה הבאה היא בדיוק בשבילכם.
על מי מוטלת חובת פתיחת תיק ניכויים?
ככלל, תיק ניכויים הוא מסמך הנחוץ בכל בית עסק שבו מועסק עובד שכיר אחד לפחות. אין זה משנה אם המעסיק עצמו הוא עסק גדול או קטן, עוסק פטור או מורשה, מהו מספר העובדים בחברה או באיזה תחום היא עוסקת, וכן הלאה.
מה מטרתו של תיק ניכויים?
לעובדים שכירים בישראל ישנן זכויות שונות שהם מקבלים באופן אוטומטי מהמדינה או ישירות מהמעסיק. חלק מהזכויות האלה מתבטאות בצורת תשלומים חודשיים והפרשות מתוך המשכורת שלהם אשר משולמות ישירות אליהם או לחילופין עבור מוסדות שונים כמו רשויות המס (מס הכנסה, מס בריאות וכו'), קרן פנסיה או ביטוח לאומי. תשלומים מעין אלה עבור כל עובד שכיר נקראים "ניכויים" או "ניכוי במקור", והמעסיק המשלם את המשכורת הוא זה שאחראי לחשב את סכום הניכוי במקור המחויב בכל חודש, ולהעביר אותו במועד המתאים לגורמים הרלוונטיים. תיק ניכויים, אם כן, הוא המסמך בו מפורטים ומנוטרים כלל הניכויים המשולמים מטעם החברה בכל חודש ובמהלך השנה.
פתיחת תיק ניכויים: כך תעשו את זה נכון
כל מעסיק מחויב להחזיק תיק ניכויים עדכני אצל משרדי מס הכנה וגם אצל המוסד לביטוח לאומי, אם כי תשמחו לשמוע כי רק אצל מס ההכנסה עליכם לפתוח את התיק בעצמכם באופן אקטיבי. מרגע שתסיימו את הרישום במשרדי מס הכנסה, כל המידע הנחוץ יעבור משם לגורמי ביטוח לאומי באופן אוטומטי כך שייפתח עבורכם תיק ניכויים גם בגוף זה.
פתיחת תיק ניכויים כוללת העברה של פרטים ודיווחים שונים לגבי בית העסק שלכם, היקף הפעילות, תחום העבודה, וכמובן מהות התשלומים אותם עליכם להעביר. לאחר פתיחת התיק תקבלו מספר מסמכים באמצעות הדואר, ביניהם:
- הודעה על כך שהתיק נפתח בהצלחה. ההודעה תכלול פרטים חשובים על התיק שלכם, כולל מספר העובדים שנרשמו תחת בית העסק, ומתוך כך חישוב של דמי הביטוח שנדרש לתשלום עבורם.
- שאלון מטעם המוסד לביטוח לאומי ובו פרטי המידע שבעל העסק נדרש להשלים ולשלוח בחזרה. ניתן להחזיר את שאלון השלמת הפרטים למוסד לביטוח לאומי באמצעות הדואר, בפקס או בהגשה ישירות לפקיד המטפל בתיק.
- טופס 102 – דו"ח העסקת עובדים, אותו יש למלא על מנת להתחיל לשלם מכאן ואילך את דמי הביטוח החודשיים של העובדים.
תשלום הניכויים כחלק מהעבודה השוטפת
תשלום ניכויים איננו סידור חד פעמי שניתן להסדיר אצל הרשויות עם פתיחת העסק ולשכוח ממנו. במקום זאת, מדובר בחובה חודשית שעליכם להסדיר באופן שוטף. את תשלום הניכויים עליכם להתאים ולעדכן מחודש לחודש בהתאם למספר ומצב העובדים שלכם (מספר העובדים, גובה המשכורות, זכויות ונקודות מס להם העובדים זכאים, וכן הלאה). זוהי אחת הסיבות שמרבית בעלי העסקים בארץ אינם מנהלים את תשלום הניכויים בעצמם אלא נעזרים באיש מקצוע כגון רואה חשבון מוסמך, על מנת שיבצע את החישובים באופן אמין ומלא ויוודא שהתשלומים יבוצעו במועדם.
רואה חשבון לפתיחת תיק ניכויים
כפי שניתן להבין מהפרטים שהצגנו מעלה, פתיחת תיק ניכויים וניהולו התקין באופן שוטף הן שתי משימות בעלות חשיבות עליונה עבור בית העסק שלכם. כמובן שהסיבה העיקרית היא ההכרח החוקי שבדיווח ותשלום נכונים של דמי הניכויים, שכן טעויות או איחור בתשלומים אלה עלולים לגרור קנסות ואף סנקציות חמורות יותר בהמשך הדרך. אולם מעבר לעניין החוקי, הסדרת עניין הניכויים היא הדרך שלכם לדאוג לרווחתם ולשביעות רצונם של העובדים שלכם, לוודא שהם זוכים לקבל את הזכויות המגיעות להם לפי חוק.
לכן לא מומלץ לנסות לפתוח תיק ניכויים בכוחות עצמכם או להמשיך את ניהולו השוטף ללא ליווי של בעל מקצוע מוסמך ובקיא בנושא.
